Để kiểm tra sự khác của các dữ liệu trùng lặp bạn có thể dùng hàm so sánh. Để tối ưu thời gian làm việc, Excel cho phép bạn làm điều này chỉ với một vài thao tác đơn giản, mời bạn cùng tham khảo trong bài viết hướng dẫn so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel nhé!
- Bài hướng dẫn được thực hiện trên laptop HP hệ điều hành Windows, phiên bản Excel 2010, bạn có thể áp dụng tương tự trên các phiên bản Excel khác như: 2007, 2013, 2016 và 2017.
- Bạn có thể tải Ví dụ cơ bản về dùng hàm so sánh trong Excel để làm quen nhé!
1 Dùng hàm EXACT để so sánh dữ liệu trong Excel
Định nghĩa hàm EXACT
- Hàm EXACT dùng để so sánh hai chuỗi văn bản, trả về giá trị TRUE nếu hai chuỗi hoàn toàn giống nhau, trả về giá trị FALSE nếu hai chuỗi dữ liệu khác nhau. Trong quá trình so sánh hàm EXACT bỏ qua các khác biệt về định dạng nhưng hàm sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường.
- Ưu điểm: So sánh nhanh chóng và dễ sử dụng.
- Nhược điểm: Phân biệt chữ hoa, chữ thường, chỉ so sánh được dữ liệu trên 1 hàng ngang.
Công thức hàm EXACT
=EXACT(Text1,Text2)
Trong đó:
- Text1 là chuỗi văn bản thứ 1 cần so sánh.
- Text2 là chuỗi văn bản thứ 2 cần so sánh.
Ví dụ về hàm EXACT
Ví dụ: So sánh hai chuỗi văn bản có khớp hay không
Bạn nhập công thức dưới đây và nhấn Enter.
=EXACT($A$2:$A$4,$B$2:$B$4)
Trong đó:
- $A$2:$A$4: Dữ liệu của cột A cần so sánh.
- $B$2:$B$4: Dữ liệu của cột B cần so sánh.
Kết quả sẽ được hiển thị như hình bên dưới:
- True: Giống nhau
- False: Khác nhau
2 Dùng hàm COUNTIF để so sánh dữ liệu trong Excel
Định nghĩa hàm COUNTIF
- Hàm COUNTIF là một trong các hàm thống kê, dùng để đếm số lượng ô thỏa mãn tiêu chí, điều kiện nào đó trong vùng dữ liệu được chọn.
- Ưu điểm: So sánh được 2 cột dữ liệu, không phân biệt chữ hoa, chữ thường.
- Nhược điểm: Các bước thực hiện khá dài và phức tạp, COUNTIF chỉ sử dụng một tiêu chí duy nhất.
Công thức hàm COUNTIF
=COUNTIF(Range,Criteria)
Trong đó:
- Range: Vùng chứa các ô dữ liệu muốn đếm.
- Criteria: Điều kiện dùng để xác định ô nào sẽ được đếm..
Ví dụ về hàm COUNTIF
Ví dụ: So sánh dữ liệu giữa danh sách 1 và danh sách 2, đánh dấu các giá trị không có trong danh sách 1 mà có trong danh sách 2 và ngược lại.
Bước 1: Bạn đặt tên cho 2 cột dữ liệu.
Đầu tiên, bạn phải chọn hết ô chứa dữ liệu cần so sánh của cột đầu tiên chứa dữ liệu (không lấy phần tiêu đề). Nhập tên Danhsach1 tại ô địa chỉ (Name Box) rồi nhấn Enter.
Bạn thực hiện đặt tên tương tự với cột dữ liệu thứ 2.
Bước 2: Bạn bôi đen danhsach1. Tại thẻ Home, bạn chọn Conditional Formatting > New Rule.
Bước 3: Hộp thoại New Formatting Rule hiện lên bạn chọn Use a formula to determine which cells to format.
Nhập công thức =COUNTIF(danhsacp,A2)=0, sau đó chọn Format.
=COUNTIF(danhsacp,A2) giúp bạn sẽ đếm các món ăn trên danhsacp và so sánh với món ăn bắt đầu từ ô A2 của danhsach1.
=0 mang ý nghĩa nếu danhsacp không có món ăn giống với danhsach1 thì Excel sẽ hiểu món ăn đó là 0 và sẽ tiến hành định dạng cho giá trị 0 đó theo màu.
Bước 4: Hộp thoại Format Cells xuất hiện, bạn chọn Fill và chọn màu đánh dấu món ăn không có trong danhsacp theo yêu cầu > Nhấn OK.
Bước 5: Nhấn OK lần nữa để áp dụng tô màu phân biệt vào danhsach1.
Bước 6: Bạn thực hiện tương tự với danhsacp. Tại ô nhập công thức bạn thay bằng =COUNTIF(danhsach1,C2)=0
- =COUNTIF(danhsach1,C2) giúp bạn sẽ đếm các món ăn trên danhsach1 và so sánh với món ăn bắt đầu từ ô C2 của danhsacp.
- =0 mang ý nghĩa nếu danhsach1 không có món ăn giống với danhsacp thì Excel sẽ hiểu món ăn đó là 0 và sẽ tiến hành định dạng cho giá trị 0 đó theo màu.
Kết quả sau khi thực hiện so sánh xong sẽ được hiển thị như hình bên dưới:
- 4 cách tính tuổi trong Excel đơn giản, chi tiết nhất
- Hàm ROW trong Excel trả về số hàng trong ô tham chiếu
- Cách định dạng ngày tháng trong Excel đơn giản dễ hiểu nhất
Trên đây là bài viết hướng dẫn bạn cách dùng hàm so sánh trong Excel và những ví dụ cơ bản. Chúc các bạn thực hiện thành công! Nếu có thắc mắc hãy để lại trong phần bình luận nhé!
