Mô tả công việc nhân viên hành chính chi tiết nhất 2023

Nhân viên hành chính là gì ? Họ sẽ đảm nhiệm vai trò gì trong công ty. Chắc hẳn đây là những thắc mắc của rất nhiều ứng cử viên trong ngành nghề này, cũng như các bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm. Và để có thể giáp đáp những thắc mắc trên, sau đây Truongptdtntthptdienbiendong.edu.vn mời bạn đọc tham khảo ngay bài viết dưới đây để có thể hiểu rõ hơn về mô tả công việc nhân viên hành chính cùng các thông tin liên quan nhé!

 

1. Nhân viên hành chính là gì ?

Nhân viên hành chính có tên gọi tiếng anh Anh là Administrative staff. Đây được xem là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty nào. Theo đó trách nhiệm của một nhân viên hành chính được ví như “quản gia” của doanh nghiệp, họ sẽ đảm nhiệm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, phụ trách văn thư hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, đặt hàng văn phòng phẩm thiết cho quá trình hoạt động của công ty, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết.

Bởi tính chất công việc của nhân viên hành chính thường đa dạng, một số công ty/doanh nghiệp bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức sẽ được xếp chung tạo điều kiện cho sự tương tác và hỗ trợ chặt chẽ lẫn nhau.

2. Mô tả công việc nhân viên hành chính

Dưới đây là bảng mô tả công việc nhân viên hành chính mà họ sẽ phụ trách và đảm nhiệm những hàng ngày như sau:

Lễ tân	Trả lời các cuộc điện thoại giao dịch với khách hàng, đón tiếp khách hàng, đối tác trong các buổi trao đổi và hợp tác với lãnh đạo. Thực hiện công việc chuẩn bị: giấy tờ, tạ liệu, nước uống, soạn thảo cũng như cũng như soạn thảo kế hoạch và tổ chức cho các cuộc họp và hội nghị. Tổ chức các sự kiện với khách hàng, sự kiện cho nhân sự công ty… theo chỉ thị từ cấp trên.
Quản lý hồ sơ, giấy tờ	Chịu trách nhiệm trực tiếp việc chuyển giao các tài liệu quan trọng giữa công ty tới khách hàng cũng như đối tác và ngược lại. Lưu trữ các loại giấy tờ và tài liệu của công ty một cách khoa học nhằm thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. In ấn, photocopy tài liệu cũng như soạn thảo tài liệu liên quan nhằm đáp ứng nhu cầu cho các bộ phận khác. Đôi khi tham gia hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc đánh giá và chọn lọc hồ sơ xin việc từ ứng viên.
Lên bảng lương, thưởng hàng tháng	Làm bảng chấm công hàng tháng. Tính toán lương, thưởng hàng tháng sau đó trình lên lãnh đạo xem xét, phê duyệt. Phối hợp bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên.
Chấm công, thực thi chính sách	Thông báo cho toàn nhân viên các thay đổi trong quy định của doanh nghiệp. Quản lý và theo dõi lịch làm việc của nhân viên trong công ty. Thực hiện chính sách, chấm công cho mọi nhân sự. Tiếp nhận và xử lý mọi báo cáo về tình trạng của nhân viên sự gồm: ốm đau, nghỉ phép, hiếu hỉ và thai sản…
Quản lý cơ sở hạ tầng, thiết bị.	Kiểm kê số lượng thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì máy móc cố định theo tháng/quý/năm. Mua sắm các các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty Lập phiếu và thanh toán toàn bộ các khoản chi phí cố định như: cơ sở vật chất, trang thiết bị.. đảm bảo quá trình hoạt động ổn định của doanh nghiệp.
Hỗ trợ các vấn đề pháp lý khác	Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho ban lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty. Cập nhật các loại giấy tờ của nhân viên đảm bảo đầy đủ, hợp lệ theo Pháp luật. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho nhân sự có trách nhiệm đi công tác bao gồm phương tiện đi lại, ăn uống và chỗ ở.

 

Xem thêm: Nhân viên văn phòng và những điều bạn nên biết!!!

3. Yêu cầu cần có của nhân viên hành chính

Sau khi đã hiểu rõ qua bảng mô tả công việc nhân viên hành chính tiếp theo đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những yêu cầu cần có của một nhân viên hành chính. Cụ thể yêu cầu cần có của nhân viên hành chính thường bao gồm:

• Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ học
• Sử dụng thành thạo công cụ tin học văn phòng Microsoft Office
• Kỹ năng giao tiếp tốt rõ ràng và hiệu quả, cả bằng văn bản và lời nói
• Kỹ năng quản lý và sắp xếp thời gian hiệu quả
• Kỹ năng xử lý và giải quyết vấn đề linh hoạt; Kỹ năng lập kế hoạch và lên lịch trình trước

4. Mức lương của nhân viên hành chính

Mức lương của nhân viên hành chính có thể biến động tùy thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô công ty, địa điểm làm việc, kinh nghiệm làm việc hay dựa theo cấp bậc. Cụ thể sẽ có sự phân chia rõ ràng theo từng vị trí như sau:

• Trợ lý hành chính nhân sự: Từ 5-7 triệu/tháng.
• Trưởng nhóm hành chính nhân sự: Dao động từ 8-12 triệu/tháng.
• Quản lý hành chính nhân sự: Trung bình từ 10-15 triệu/tháng.
• Trưởng phòng Hành chính Nhân sự: Trung bình từ 17-25 triệu/tháng, cao nhất có thể khoảng 70 triệu/tháng.
• Giám đốc Hành chính nhân sự: Dao động từ 30-40 triệu/tháng, thậm chí có thể lên tới 100 triệu nếu họ làm việc ở những công ty có quy mô lớn với hàng nghìn nhân viên.

Tóm lại với mức lương như trên sẽ hoàn toàn phù hợp với mô tả công việc nhân viên hành chính và yêu cầu cần có mà các công ty hay doanh nghiệp đưa ra.

( Tham khảo: Internet)

Xem thêm: Ngành Quan Hệ Công Chúng – Xu Hướng Nghề Nghiệp Tương Lai

5. Cơ hội thăng tiến của nhân viên hành chính

Tưởng chừng nhân viên hành chính là một công việc khó và không có cơ hội thăng tiến. Thế nhưng đây thật sự là một ngành nghề có nhiều cơ hội thăng tiến. Với sự cạnh tranh gay gắt trên thi trường tuyển dụng, đòi hỏi các công ty không chỉ phải có chính sách thu hút nhân tài hấp dẫn mà còn phải cả lộ trình thăng tiến rõ ràng. Cụ thể lộ trình thăng tiến của nhân viên hành chính sẽ được chia ra như sau:

Thăng tiến theo chiều dọc
Tức là theo cấp bậc công việc, từ vị trí nhân viên lên chuyên viên trưởng phòng, giám đốc hành chính. Đây là con đường thăng tiến phổ biến, đáp ứng nhu cầu và mong muốn của người lao động.

Thăng tiến theo chiều ngang
Tức là nâng cao trách nhiệm và quyền hạn tại cùng cấp bậc. Chẳng hạn, vị trí “Trưởng phòng hành chính” có thể đảm nhiệm thêm trọng trách ở vị trí “Kế toán trưởng”. Đây cũng là một hình thức thăng tiến nhưng vẫn ở cùng cấp bậc hiện tại, tức tăng quyền hạn và trách nhiệm mà không thay đổi cấp bậc

Xem thêm: Cập nhật top 10 ngành nghề hot nhất trong tương lai

6. Phẩm chất của một nhân viên hành chính giỏi

Đối với công việc nhân viên hành chính thì bằng cấp không phải là yếu tố quyết định bạn có phải là một nhân viên hành chính giỏi hay không. Ngược lại để đánh giá một nhân viên hành chính giỏi, thường sẽ dựa vào những ưu điểm sau:

• Sự cẩn thận, tỉ mỉ: Tính chính xác và sự cẩn thận là yếu tố không thể thiếu trong công việc,  điều này đảm bảo quá trình làm việc không xả ra sơ suất.
• Sự chăm chỉ, tận tâm và nghiêm túc với công việc: Với sự chủ động và nhiệt huyết trong công việc giúp bạn dễ dàng gia tăng hiệu suất trong công việc
• Tinh thần sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ mọi người: Nhân viên hành chính là cầu nối của tất cả nhân viên trong công ty, chính vì thế đòi hỏi người làm tại ví trị này phải là người vui vẻ, hòa đồng tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ.

Xem thêm: 5 Yếu tố cần có một một nhân viên hành chính nhân sự giỏi

7. Địa chỉ tìm kiếm việc làm nhân viên hành chính

Với bối cảnh nền kinh tế tri thức ngày càng phát triển, cùng với đa dạng của trang mạng xã hội. Ngày nay, việc tìm kiếm việc làm của các ứng cử viên ngành nghề hành chính hay bất cứ ngành nghề khác cũng trở nên dễ dàng.

Trong đó, Truongptdtntthptdienbiendong.edu.vn là trang web uy tín, chuyên đưa tin và cập nhật những tin đăng việc làm uy tín và mới nhất. Tại trang web này có thể giúp bạn có thể tìm kiếm việc làm nhân viên hành chính một cách nhanh chóng với đa dạng từng nơi làm việc, vị trí, mức lương…khác nhau. Tất cả các thông tin đều được cung cấp để bạn có thể tiếp cận và tìm việc hiệu quả.

Ngoài ra bạn có thể tham khảo các tin đăng việc làm hành chính văn phòng tại:

Qua bài viết trên Truongptdtntthptdienbiendong.edu.vn đã gửi đến quý bạn đọc về mô tả công việc nhân viên hành chính cùng các nội dung liên quan một cách chi tiết. Hy vọng qua bài viết này bạn có thể có cái nhìn tổng quan về ngành nhân viên hành chính, từ đó tìm được việc làm phù hợp với khả năng của mình. Ngoài ra, đừng quên truy cập Truongptdtntthptdienbiendong.edu.vn để không bỏ lỡ những tin đăng thú vị khác: mua bán nhà đất, xe ô tô cũ,…

Có thể bạn quan tâm