Scan là gì? Cách scan giấy tờ & các loại máy scan phổ biến

Hiện nay, việc số hóa giấy tờ, hồ sơ và các tài liệu khác đã trở nên phổ biến nhờ sự phát triển của công nghệ hiện đại. Trong đó, chức năng scan đóng vai trò quan trọng và mang lại nhiều tiện ích. Vì thế Quét là gì? Hãy ĐẢO NGƯỢC Giải đáp thắc mắc qua bài viết sau.

Quét là gì? Máy quét là gì?

Scan là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ giấy tờ, tài liệu, hình ảnh trên giấy thành dạng số, file lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại. Quá trình scan được thực hiện thông qua máy scan, máy in có tính năng scan hoặc ứng dụng scan trên điện thoại thông minh.

Máy quét hoạt động tương tự như máy photocopy. Thu thập hình ảnh điện tử của một trang bằng cách chuyển đổi cường độ ánh sáng thành thông tin kỹ thuật số. Sau đó lưu thành file trên máy tính hoặc điện thoại. Có thể nói, Quét là quá trình ngược lại của máy in và máy photocopychuyển đổi tài liệu thành tệp “ảo” trên máy tính.

Nếu tài liệu được quét có chứa văn bản, bạn có thể sử dụng phần mềm OCR (nhận dạng ký tự quang học) để chuyển đổi nó thành văn bản có thể chỉnh sửa.

Công dụng hữu ích của Scan

1. Lưu trữ tài liệu quan trọng

Để đảm bảo an toàn và thuận tiện trong việc lưu trữ những tài liệu quan trọng, việc scan tài liệu càng trở nên cần thiết. Bằng cách sử dụng máy quét, bạn có thể chuyển đổi tài liệu sang dạng kỹ thuật số, giảm nguy cơ mất thông tin quan trọng và tiết kiệm chi phí in ấn.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các cá nhân và doanh nghiệp trong việc sao lưu và bảo quản tài liệu cẩn thận. đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết.

2. Tiết kiệm diện tích văn phòng

Máy scan với kích thước nhỏ gọn, không chiếm quá nhiều diện tích sẽ trở thành một công cụ vô cùng hữu ích trong văn phòng.

Ngoài ra, hiện nay còn có các loại máy in tích hợp chức năng scan và copy, giúp bạn không chỉ tiết kiệm không gian mà còn tiết kiệm số lượng thiết bị, đáp ứng nhiều nhu cầu công việc chỉ với một thiết bị duy nhất.

3. An toàn và bảo mật thông tin tuyệt đối

Trong quá trình lưu trữ thông tin, việc sử dụng chức năng quét để chuyển tài liệu sang dạng số và thiết lập mã truy cập an toàn cho những nội dung quan trọng giúp tăng cường bảo mật thông tin cho người dùng.

Hình ảnh được quét sẽ được lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF và việc áp dụng chữ ký số cực kỳ an toàn đảm bảo và xác thực tài liệu. Điều này giúp bảo vệ thông tin quan trọng khỏi bị truy cập trái phép và đảm bảo rằng chỉ những người dùng có quyền truy cập mới có thể xem và sử dụng các tài liệu quan trọng này.

4. Tìm kiếm tài liệu đơn giản, nhanh chóng

Quá trình chuyển đổi tài liệu từ bản cứng sang file trong máy tính mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Scan giúp việc sắp xếp thông tin trở nên dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn. Đặc biệt, các máy scan mới tích hợp tính năng chia sẻ tài liệu, cho phép người dùng gửi file scan qua email, công cụ đám mây và các ứng dụng bên thứ ba khác.

Nhờ tính năng này, người dùng có thể truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại văn phòng công ty. Điều này mang lại sự thuận tiện và linh hoạt, cho phép họ làm việc hiệu quả và truy cập thông tin họ cần ngay cả khi không trực tiếp trên các thiết bị của công ty.

5. Dễ dàng khôi phục tài liệu bị mất

Trong trường hợp không may khi các tài liệu quan trọng của bạn bị mất, việc quét và lưu trữ tài liệu trên các ứng dụng lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox và các ứng dụng khác có thể giúp bạn khôi phục chúng. các dữ liệu cần thiết một cách nhanh chóng.

Thông qua quá trình quét, tài liệu được chuyển đổi thành dạng kỹ thuật số và được lưu trữ an toàn trên nền tảng điện tử. Sử dụng các ứng dụng lưu trữ trực tuyến cho phép bạn truy cập tài liệu từ mọi thiết bị có kết nối internet. Điều này giúp bạn dễ dàng khôi phục thông tin quan trọng mà không phải mất thời gian tìm kiếm qua các tài liệu giấy truyền thống.

6. Cải thiện hiệu suất của nhân viên

Thông thường, các phương pháp lưu trữ truyền thống mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm các tài liệu cần thiết. Tuy nhiên, sử dụng máy quét cho phép tài liệu được lưu trữ linh hoạt hơn. Cách làm này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian trong quá trình tìm kiếm, tiếp cận tài liệu, từ đó tăng hiệu quả công việc.

Ngoài ra, nhân viên cũng có thể dễ dàng tra cứu và lấy các tài liệu cần thiết một cách nhanh chóng, giúp nhân viên tập trung vào những công việc quan trọng khác. Quá trình tìm kiếm thông tin trở nên đơn giản và thuận tiện hơn.

Các bước scan tài liệu bằng máy scan

Cách scan tài liệu bằng máy scan:

Bước 1: Đặt tài liệu vào máy quét.

Đầu tiên, bạn kết nối máy tính và máy scan -> Bạn mở nắp máy scan -> Tiến hành úp mặt hình ảnh, tài liệu cần scan xuống, sao cho áp sát vào mặt kính.

Sau đó, hướng và vị trí của hình ảnh hoặc tài liệu phải ở đúng vị trí được đánh dấu trên máy. Thông thường, vị trí này sẽ được đánh dấu bằng mũi tên hoặc số không.

Bước 2: Điều chỉnh cài đặt máy quét trên phần mềm quét

Tiếp theo, bạn mở phần mềm scan lên -> Bạn chỉnh một số cài đặt cần thiết (màu sắc, kích thước bản scan) theo ý muốn trước khi scan tài liệu.

Tại đây, sau khi hoàn tất quá trình cài đặt và chỉnh sửa, bạn nhấn nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy scan để bắt đầu scan tài liệu.

Sau đó thực hiện các điều chỉnh tiếp theo nếu cần thiết. Và sau khi tài liệu đã được quét xong, lúc này phần mềm của bạn sẽ cung cấp các tùy chọn để bạn thực hiện các điều chỉnh tiếp theo. Ví dụ như thay đổi hướng của hình ảnh, ….

Đặc biệt, hãy chú ý đến định dạng tệp mà tài liệu được lưu. Trong quá trình này, bạn có thể chọn từ các định dạng khác hoặc định dạng mặc định.

Bước 3: Chỉnh sửa tài liệu

Tại đây, sau khi tài liệu đã được quét, bạn sử dụng một chương trình như Adobe Acrobat để chuyển đổi các tệp thành tệp PDF hoặc hợp nhất chúng thành một tài liệu nhiều trang. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thiết lập Acrobat để tìm tài liệu cần quét.

Ghi chú: Để giải quyết vấn đề văn bản gốc bị mờ và các tệp quét có nội dung không rõ ràng hoặc màu nền tối, có thể thực hiện một số biện pháp bằng phần mềm Photoshop. Bằng cách điều chỉnh ánh sáng và độ sắc nét của chi tiết, tài liệu sẽ trở nên rõ ràng và dễ đọc hơn.

Các loại máy scan phổ biến hiện nay

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều thương hiệu nổi tiếng như Canon, HP,… cung cấp nhiều mẫu mã máy scan khác nhau và đa dạng. Dưới đây là các máy quét phổ biến nhất và được sử dụng rộng rãi.

1. Máy quét phẳng

Máy quét hình phẳng là loại máy quét phổ biến nhất. Cách thức hoạt động của nó tương tự như máy photocopy, ở chỗ bạn đặt tài liệu lên một mặt phẳng và dùng đèn để quét ảnh.

Máy quét hình phẳng cung cấp các bản quét chất lượng cao nhất. Ngoài ra, một số model còn được trang bị tính năng quét phim, cho phép chuyển đổi hình ảnh từ phim sang kỹ thuật số.

Giá: Dao động từ 2.000.000 VNĐ – 33.590.000 VNĐ

2. Máy quét cầm tay

Máy quét di động có cấu trúc tương tự như máy quét phẳng. Với thiết kế nhỏ gọn và tiện lợi, máy scan cầm tay dễ dàng mang theo khi cần di chuyển. Ngoài ra, máy quét di động cho phép bạn quét ở bất kỳ vị trí nào.

Tuy nhiên, chiếc máy này có hạn chế là chỉ scan được từng tờ một và không có hệ thống nạp giấy tự động. Do đó, quá trình quét tài liệu có thể tốn nhiều thời gian. Máy quét di động cũng có chất lượng hình ảnh thấp hơn so với các loại máy quét khác, nhưng là một lựa chọn tốt cho công việc cần phải di chuyển.

Giá: Dao động từ 1.300.000 – 13.000.000 VNĐ

3. ADF . Máy quét

Máy quét ADF được coi là một trong những lựa chọn hàng đầu trên thị trường hiện nay nhờ tính năng nạp giấy tự động. Với thiết kế nhỏ gọn, máy có thể dễ dàng đặt trên bàn để thực hiện các thao tác một cách thuận tiện hoặc di chuyển đi nơi khác.

Giá: Dao động từ 6.950.000 vnđ – 10.000.000 vnđ

4. Máy quét sách

Máy quét sách sử dụng công nghệ SEETM tiên tiến, cho phép quét hình ảnh rõ nét đến mức chúng chỉ cách bề mặt 2mm. Điều này giúp đảm bảo các trang sách được quét sẽ được tái tạo chính xác và có độ nét cao, cho phép người dùng thuận tiện quét và lưu trữ nội dung từ sách, báo và tài liệu liên quan.

Giá: Dao động từ 17.900.000 VNĐ – 21.999.000 VNĐ

5. Máy quét 3 chiều

Máy quét 3-D có khả năng quét và tái tạo lại các đối tượng 3-D, thường được sử dụng để tạo các mô hình 3-D. Loại máy quét này rất phổ biến trong các ngành giải trí như sản xuất phim, trò chơi và thiết kế in ấn, nơi mà việc tái tạo đối tượng 3D chính xác là vô cùng quan trọng.

Giá: Dao động từ 17.500.000 vnđ – 19.990.000 vnđ

6. Máy quét hình ảnh được nạp vào trang tính

Máy quét nạp giấy này cho phép tải từng trang, giống như máy in, để quét nhanh các tài liệu rời. Loại máy này phù hợp khi bạn cần scan tài liệu rời nhiều trang. Tuy nhiên, máy không thể quét các tài liệu đóng gáy.

Giá: Dao động từ 7.662.000 vnđ – 15.990.000 vnđ

7. Máy scan đa năng

Máy scan ảnh đa chức năng kết hợp scan, in và copy (scan, print, copy, fax,…). Với khả năng scan ảnh và in đen trắng hoặc màu, chiếc máy này rất lý tưởng cho các văn phòng vừa và nhỏ.

Giá: Dao động từ 5.840.000 – 50.000.000 VNĐ

Qua những thông tin trên hi vọng bài viết đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc của mình quét là gì. Từ đó biết cách scan tài liệu bằng máy scan cũng như các loại máy scan phổ biến trên thị trường hiện nay.

999+ tài khoản GPT Chat miễn phí, Acc OpenAI Free đăng nhập thành công 100%